Skip to main content

Reinvoice expenses to customers

  • Khi thực hiện dự án cho khách hàng, nhân viên thường phải tự bỏ tiền chi trả cho nhiều chi phí khác nhau.

Expenses applicattion​

  • Phải cài đặt app Expenses trước để thực hiệp lập lại hóa đơn cho một khoản phí nào đó cho khách hàng.

Add expenses to sales orders​

  • Vào Sales -> New tạo mới quotation hoặc click vào sales order đã confirmed

  • Ở tab Order Lines click Add a product để thêm sản phẩm, sau đó click Confirm để chuyển thành sales order

  • Vào app Expenses, chọn New để tạo mới một khoản chi phí, trong expense form

  • Thêm Description, ở Category field, có các options:

    • Communication: bất kỳ một hình thức giao tiếp nào liên quan tới một project/sales order
    • Meals: mọi hình thức chi phí bữa ăn liên quan tới project/sales order
    • Gifts: bất kỳ hình thức chi phí quà tặng nào liên quan tới project/sales order
    • Mileage: bất kỳ hình thức chi phí về số dặm (nhiên liệu) liên quan tới project/sales order
    • Travel & Accommodation: mọi chi phí đi lại hoặc ăn ở liên quan tới project/sales order
    • Expense: các hình thức chi phí khác

  • Ví dụ, ta chọn Travel & Accommodation ở Category, Nhập Total, Include taxes, Paid by chọn Employee (to reimburse) để hoàn trả lại nhân viên trong bảng lương.

  • Bên phải form ta có Expense Date và Account field sẽ tự động điền sau khi điền các field trên. Chọn tiếp Customer to Reinvoice để chọn khách hàng tái hóa đơn chọn sales order thích hợp mà expense này nên đính vào.

  • Cuối cùng là Analytic Distribution và Company field.

  • Ta có thể đính kèm biên nhận vật lý/số, submit và chia chi ở 3 buttons: Attach Receipt, Submit và Split Expense

  • Sau khi Submit, ta có thể Approve để duyệt chi phí này, sau khi được duyệt, 1 hàng button sẽ xuất hiện ở form expense sales expense approved

  • Quan trọng: field Custom to Reinvoice chỉ active cho các category [TRANS & ACC], [COMM], [FOOD], [MIL] Để active reinvoicing cho tất cả các loại expenses vào Expenses -> Configuration -> Expenses Category, vào từng category, ở Invoicing menu, tick vào 3 options trong Re-Invoice Expenses field.

Reinvoice expense​

  • Vào Sales -> New để tạo mới quotation, hoặc chọn sales order thích hợp để tái lập hóa đơn chi phí.

  • Trong sales form, Order Lines tab, chọn expense đã cấu hình trước ở app Expenses, lưu ý cột Delivered được tự điền.

  • Create Invoice và Create Draft để tạo hóa đơn. Sau đó click vào Confirm để xác nhận hóa đơn chuyển trạng thái thành Posted

  • Tại tab Invoice Lines, sẽ hiển thị expenses trong product line, click Pay để thanh toán hóa đơn.